EU:n yleisen tietosuojalain mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste Konjunktuurin tietokannalle
Yleistä
Tässä ja tietosuojaselosteessa kerrotaan, minkälaisia henkilötietoja Konjunktuuri voi kerätä sinusta tilatessasi siltä palveluita, ottaessasi yhteyttä Konjunktuuriin sen verkkosivujen kautta tai toimiessasi Konjunktuurin kielenkääntäjänä joko työntekijän tai alihankkijan asemassa. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan myös, mihin tarkoituksiin ja millä perusteella Konjunktuuri voi kuvailtuja tietoja käyttää. Käyttämällä Konjunktuurin palveluita tai työskentelemällä Konjunktuurin palveluksessa hyväksyt tietojesi käsittelyn tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen mukaisesti.
Konjunktuuri voi tarvittaessa muuttaa tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Muutokset julkaistaan uudella versiolla Konjunktuurin verkkosivuilla. Konjunktuuri pyrkii ilmoittamaan rekisterissä oleville henkilöille ennakkoon mahdollisista oleellisista muutoksista ja niiden vaikutuksista. Kehotamme sinua tarkastamaan uuden rekisteri- ja tietosuojaselosteen saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista.
Tiedot rekisteristä
1. Rekisterin pitäjät
Konjunktuuri c/o Laura Rekrytointi Oy (3376432-2)
Telitie 1 B
80100 Joensuu
puh. 044 362 8290
s-posti: hallinto@konjunktuuri.fi
2. Rekisterin nimi
Konjunktuurin projektinhallintarekisteri
Rekisteri pitää sisällään Konjunktuurin asiakas- ja markkinointirekisteriin sekä Konjunktuurin lukuun työskentelevien kielenkääntäjien työntekijä- ja alihankkijarekisterin.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Projektinhallintarekisteri sisältää Konjunktuurin yritys- tai organisaatioasiakkaan tai muun luonnollisen henkilön (jäljempänä ”Asiakas”) tietoja, sekä Konjunktuuriin työ- tai alihankkijasuhteessa olevan luonnollisen henkilön tai hänen yrityksensä tietoja. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on asiakas-, alihankkija- tai työntekijäsuhteen hoitaminen ja kehittäminen, palvelun tuottaminen ja siihen liittyvä viestintä, tilastollinen seuranta ja laskuttaminen. Rekisteriin kerätään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia potentiaalisen tai olemassa olevan asiakassuhteen ylläpitämiseen, tai joita käytetään Konjunktuurin ja työntekijän tai alihankkijan välisessä työ- ja alihankkijasuhteen luomisessa ja ylläpidossa.
5. Rekisterin tietosisältö
Projektinhallintarekisteriin kerätään seuraavat tiedot: yhteyshenkilön nimi, asema, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, yritys/organisaatio, yhteyshenkilön toimittamat tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot, Asiakkaan antamat palautetiedot, työntekijän työkorvauksiin tarvittavat tiedot, kielenkääntäjien antamat luokittelutiedot (esim. kieliparit, ansioluettelot), ynnä muut yhteyshenkilön vapaavalintaisesti luovuttamat tiedot. Kansainväliseen liikkuvuuteen liittyvissä työtehtävissä rekisteriin kerätään Asiakkaan toimittamia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä esimerkiksi lähetetyn työntekijän EU-raportointitoimenpiteiden suorittamiseksi. EU-raportoinnin kannalta välttämättömät tiedot riippuvat kohdemaasta, ja voivat sisältää mm. passikopion, A1-todistuksen, henkilön työsopimuksen oman työnantajansa kanssa, lääkärintodistuksen, palkkakuitteja tai tutkintotodistuksia). Mitään korkean riskiluokan henkilötietoja ei kerätä tai säilytetä tarpeettomasti. Rekisteröity voi muokata omia tietojaan tai pyytää Konjunktuuria poistamaan tiedot ilmoittamalla siitä kirjallisesti.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Ensisijaisena tietolähteenä on rekisteröity itse. Konjunktuuri tallentaa projektinhallintarekisteriin Asiakkaasta ja työntekijästä tai alihankkijasta sellaisia tietoja, jotka hän itse antaa Konjunktuurin verkkosivustolta löytyvällä yhteydenottolomakkeella, sähköpostilla, puhelimitse, asiakastapaamisista tai muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä yleisesti saatavilla olevista lähteistä vain tarvittaessa.
7. Henkilötietojen luovutus
Konjunktuuri käsittelee kaikkia rekisterissä olevia tietoja luottamuksellisesti ja vain asiakassuhteen ja työ- tai alihankkijasuhteen kannalta oleellisissa rajoissa. Palvelua tuottaessaan Konjunktuuri voi luovuttaa tietoja yhteistyökumppaneilleen (kuten tilitoimistolleen, järjestelmätoimittajilleen, tai työ- tai alihankintasuhteessa olevalle toimijalleen), jotka on velvoitettu käsittelemään tietoja vain Konjunktuurin lukuun suoritettavia toimenpiteitä varten. Kansainvälisen liikkuvuuden tehtävissä kerättyjä tietoja ja dokumentteja (ml. korkean riskiluokan henkilötietoja) luovutetaan vain niille viranomaisille, jotka kyseisiä tietoja edellyttävät esim. lähetetyn työntekijän raportointitarkoituksissa. Rekisterissä olevia tietoja ei siirretä lähtökohtaisesti Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman rekisterissä olevan lupaa. Kansainvälisessä liikkuvuudessa työntekijöiden tietoja joudutaan välittämään muiden maiden työviranomaisille ja ulkomaisille konsulteille ja näissä tapauksissa ei ole aina mahdollista tietää ja selvittää miten ja missä tietoa jatko käsitellään. Konjunktuurin henkilöstöllä on pääsy rekisterin henkilötietoihin siinä määrin, kuin se asiakas-, alihankkija- tai työntekijäsuhteen tehtävien kannalta on tarpeellista.
8. Rekisterin suojaus
Konjunktuuri vastaa rekisteriin tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta ja tietoturvasta. Rekisteri koostuu sekä manuaalisesta sekä sähköisestä rekisteristä. Manuaalinen aineisto säilytetään Konjunktuurin toimistotiloissa, joihin on pääsy ainoastaan Konjunktuurin toimeksiantoihin osallistuvilla henkilöillä. Sähköiseen rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla tarkoituksenmukaisilla teknisillä keinoilla suojattuja.
Konjunktuuri vastaa siitä, että rekisteröityjen henkilötietoja ei pidetä asiattomien henkilöiden saatavilla ja terveydentilaa koskevat sekä arkaluontoiset tiedot säilytetään erillään muista henkilötiedoista. Henkilötietojen huolellisesta säilyttämisestä on annettu erillinen ohjeistus Konjunktuurin henkilöstölle.
9. Rekisteröityjen oikeudet ja tietojen säilytysaika
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Mikäli rekisterissä oleva tieto on virheellinen, vanhentunut, puutteellinen tai tarpeeton, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tiedon korjaamista.
Rekisteröityjen tietoja säilytetään ja käsitellään niin kauan kuin on tarkoituksenmukaista kukin käyttötarkoitus ja mahdolliset lait kuten kirjanpitoon liittyvät asiat huomioiden. Rekisteröidyllä on myös oikeus tulla unohdetuksi sitä halutessaan. Tällöin rekisteröidyn kaikki tiedot poistetaan viipymättä, mikäli se muut lait huomioiden kuten kirjanpitoon liittyen on mahdollista, ja palvelimella sijaitseva varmuuskopio tuhoutuu täysin 1 kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että hänen henkilötietojaan on käsitelty lain ja EU:n tietosuoja-asetuksen vastaisesti.